Công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến RFID đã và đang đạt được những bước tiến bộ đáng kể và được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực đời sống. Tuy nhiên, để triển khai thành công dự án RFID, cần có sự phối hợp toàn diện và thống nhất giữa các bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra, cần phải đặt ra được mục tiêu dự án rõ ràng, cụ thể hoá các quy trình, xác định các cơ chế thu thập dữ liệu để từ đó lựa chọn công nghệ phù hợp nhất để triển khai.

Chi tiết 10 bước cần tiến hành để triển khai thành công dự án RFID

Bước 1: Bổ nhiệm quản lý dự án

Bước đầu tiên khi bắt đầu một dự án RFID là lựa chọn một Quản lý dự án phù hợp. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án, phải là một người có am hiểu về vận hành và công nghệ RFID. Người quản lý dự án không nhất thiết phải là người có kiến thức kỹ thuật nhưng phải có mối quan hệ chặt vẽ với ban lãnh đạo và có vai trò điều phối trong công ty.

Bước 2: Thành lập nhóm dự án triển khai RFID nòng cốt

Để triển khai dự án RFID, cần phải thành một nhóm dự án gồm các thành viên đến từ những bộ phận có liên quan: phòng cung ứng sản xuất, kinh doanh, bảo trì, hậu cần, etc. Các bộ phận này sẽ phối hợp với nhau để cùng thực hiện các bước của dự án như cập nhật thông tin đầu vào, đưa ra yêu cầu về nghiệp vụ, quy trình vận hành.

Bước 3: Đào tạo cho các thành viên trong nhóm về RFID

Cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên nắm được mục tiêu của dự án RFID và từng thành viên đều nắm được nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID, cũng như biết cách vận hành hệ thống. Khi từng thành viên nắm được nguyên lý của hệ thống, họ có thể tối ưu nghiệp vụ hiện tại bằng RFID. Hơn nữa, cá thành viên cần hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của hệ thống RFID để nhanh chóng phát hiện và báo cáo các vấn đề trong quá trình triển khai cũng như đưa ra các sáng kiến đóng góp cho thành công dự án.

Bước 4: Kiểm tra kỹ lưỡng các tiêu chuẩn và quy định hiện hành

Hiện nay trên thế giới có rất nhiều tiêu chuẩn và quy định cho công nghệ RFID, thường thay đổi theo quốc gia hoặc khu vực, và được áp đặt bởi các tổ chức và cơ quan có thẩm quyền khác nhau. Trong số đó, điều quan trọng là phải biết nên sử dụng tần số nào và công suất bao nhiêu là phù hợp với quy định và mục tiêu dự án.

Bước 5: Đặt ra các mục tiêu dự án rõ ràng

Việc áp dụng công nghệ RFID cần phải phù hợp với kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Vì vậy, cần phải đánh giá kỹ lưỡng các kỳ vọng và yêu cầu của công ty. Cần phải hiểu rõ các tính năng, lợi ích, cũng như rủi ro có thể gặp phải khi áp dụng công nghệ mới và đánh giá tính khả thi trương ứng các mục tiêu của công ty đề ra khi triển khai dự án.

Bước 6: Lập kế hoạch làm việc chi tiết

Cần có cái nhìn tổng quan về quy trình nghiệp vụ hiện tại từ đầu đến cuối, bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Hàng hoá được nhận ở đâu?
• Hàng hoá được đặt tại vị trí nào và đặt như thế nào?
• Làm thế nào để lấy hàng hoá?
• Có những luồng quy trình nội bộ nào?
• Hàng hoá được lưu trữ ở đâu?
• Hàng hoá được vận chuyển như thế nào?
• Hiện đang có sẵn những hệ thống nào và cách tích hợp, đồng bộ thông tin?

Nắm rõ quy trình là điều vô cùng quan trọng để có được cái nhìn rõ ràng về quy trình và các vị trí có thể áp dụng RFID. Một điểm cũng cần được chú ý đến, đó chính là triển khai áp dụng RFID thường có những thay đổi về mặt nghiệp vụ, nhưng những điều chỉnh này là cần thiết để đem lại lợi ích và hiệu quả trong công việc.

Bước 7: Lựa chọn công nghệ và phần cứng phù hợp

Mỗi một dự án RFID đều cần ứng dụng công nghệ phù hợp. Để định vị trong phạm vi rộng lớn, chúng ta nên sử dụng thẻ RFID ở dạng chủ động. Với hàng hóa nhỏ trong các kho hàng, chúng ta nên sử dụng thẻ RFID ở dạng thụ động. Việc lựa chọn đầu đọc RFID, ăng-ten và thẻ RFID phù hợp là những yếu tố quan trọng để góp phần cho thành công của dự án.

Thẻ RFID rất đa dạng với nhiều hình dạng, kích cỡ, mẫu mã và khả năng ứng dụng. Thẻ RFID thường là nhân tố quyết định sự thành công của dự án, vì vậy cần chú nghiên cứu và thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Trong một số trường hợp, chúng ta nên tiến hành test hiệu năng của thẻ cũng như khả năng truyền tín hiệu của thẻ trong các không gian và điều kiện thực tế khi triển khai dự án.

Bước 8: Tính toán chi phí và ROI của dự án RFID

Trước khi thực hiện triển khai RFID, công ty cần ước tính chi phí dự án. Việc tính toán chi tiết chi phí dự án không chỉ giúp chuẩn bị kế hoạch tài chính để triển khai dự án, mà còn cung cấp một cái nhìn sâu sắc về lợi tức đầu tư tiềm năng có thể đạt được khi triển khai công nghệ RFID.

Bước 9: Bắt đầu bằng dự án thí điểm

Khi bắt đầu triển khai dự án RFID, nên triển khai thử nghiệm trước. Việc thử nghiệm giúp chứng minh được hiệu quả ở quy mô nhỏ, chỉnh sửa quy trình, thiết bị nếu có sai sót. Sau đó mới nhận rộng ra toàn bộ dự án. Điều này giúp quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới thuận lợi hơn, các bộ phận trong công ty cũng được làm quen với công nghệ mới một cách từ từ, không đột ngột.

Bước 10: Mở rộng dự án tới các phòng ban

Sau khi triển khai thử nghiệm và có tác động tích cực tới hoạt động vận hành của công ty. RFID sẽ tiếp tục được triển khai quy mô toàn dự án và toàn bộ các phòng ban. Hệ thống gồm phần mềm và phần cứng sẽ được triển khai động bộ và cần nhiều tới vai trò của nhóm dự án trong việc đào tạo, điều phối các phòng ban liên quan sử dụng các thành phần của hệ thống RFID.