Giải pháp quản lý sự kiện
Thách thức trong công tác tổ chức các sự kiện lớn
Quy mô của các sự kiện ngày càng lớn, việc quản lý số lượng hàng nghìn người cùng một lúc, trong khoảng thời gian từ vài giờ tới 1, 2 ngày sẽ gặp phải rất nhiều thách thức nếu như không có một giải pháp hỗ trợ hiệu quả.
1. Gian lận khi check in: Việc checkin vào sự kiện sẽ khó có thể kiểm soát với các phương thức truyền thống như vé, thẻ, vòng đeo tay. Các phương thức này không định danh được người tham gia, vì vậy nhiều người có thể sử dụng lại các sản phẩm nêu trên để gian lận checkin, ảnh hưởng tới công tác tổ chức.
2. Khó khăn trong việc kiểm soát ra vào các khu vực: Các sự kiện lớn như lễ hội âm nhạc, thể thao với không gian tổ chức lớn, thời gian tổ chức kéo dài sẽ gây khó khăn trong công tác quản lý người tham dự ra vào sự kiện và các khu vực khác nhau trong sự kiện.
3. Tốn nhiều nguồn lực và thời gian trong công tác tổ chức: Tất cả các khâu của sự kiện đề được thực hiện thủ công, vì vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân sự để quản lý.
4. Chưa có phương thức kiểm soát cho toàn bộ các hoạt động mua sắm tại sự kiện: Người dùng vẫn phải thanh toán tại từng quầy đồ ăn, nước uống, các vật phẩm của sự kiện.
5. Bỏ lỡ dữ liệu khách hàng: Dữ liệu gồm các thông tin về hoạt động của mỗi khách hàng tại sự kiện từ việc check in, tham gia các hoạt động, tới mua sắm, check out.
Giải pháp quản lý sự kiện sử dụng công nghệ RFID của 1Gate
Giải pháp quản lý sự kiện 1Gate.event tập trung vào các nhóm nghiệp vụ quản lý và vận hành chính cho các sự kiện bao gồm:
- Điểm danh và đăng ký thông tin khách hàng
- Theo dõi luồng di chuyển và thống kê bản đồ nhiệt của khách hàng
- Thanh toán không tiền mặt tại các sự kiện
Điểm danh và đăng ký thông tin khách hàng
Nguyên lý hoạt động
Đối với những khách hàng khi tham dự sự kiện sẽ được nhà tổ chức cấp cho 1 vòng đeo tay RFID chứa các thông tin cá nhân đã đăng ký khi mua vé tham dự sự kiện. Các vòng tay này có thể được sản xuất theo nhiều kích thước, hình dáng, màu sắc khác nhau theo thiết kế của từng sự kiện.
Khi đến cổng kiểm soát, khách hàng chỉ cần đưa vòng vay ngang qua các thiết bị đầu đọc RFID để hiển thị thông tin checkin trên hệ thống quản lý. Hệ thống sẽ kiểm tra và xác nhận xem khách mời đó có trong danh sách tham dự hay không.
Theo vết và thống kê dữ liệu
Nguyên lý hoạt động
Với sự kết hợp của thẻ RFID trên tay khách hàng cùng với đầu đọc RFID được đặt xung quanh các đơn vị tổ chức sự kiện, phần mềm ghi nhận và hiển thị được hướng di chuyển của người tham gia, ghi nhận được được các khu vực đang có đông người tập trung. Từ những thông tin đó, ban tổ chức có thể đưa ra được những thay đổi phù hợp cho các hoạt động của sự kiện.
Ví dụ, nếu ban tổ chức biết được các gian hàng thường tập trung đông người, họ có thể sắp xếp vị trí những gian hàng đó cách xa nhau ở lần tổ chức tiếp theo.
Thanh toán không tiền mặt
Nguyên lý hoạt động
Khách hàng nạp trước tiền vào tài khoản trước khi sự kiện diễn ra. Số dư sau đó sẽ được lưu trữ vào thẻ RFID gắn vào vòng đeo tay khi checkin của khách hàng. Khi khách hàng thực hiện mua sắm tại sự kiện chẳng hạn đồ ăn, nước uống, vật phẩm, người dùng chỉ cần quét thẻ vào đầu đọc RFID, số tiền tương ứng sẽ được trừ vào số dư trong thẻ.
Việc thanh toán không tiền mặt giúp cho việc mua sắm trong các sự kiện được thuận tiện hơn, nhờ đó doanh thu của sự kiện áp dụng thanh toán RFID thường cao hơn các sự kiện thông thường. Về phía ban tổ chức cũng dễ dàng quản lý bao quát toàn bộ hoạt động của sự kiện. Các thông tin của từng khách hàng cũng được lưu lại để phục vụ cho việc đánh giá, phát triển và quảng bá các sự kiện sau này.
Số liệu thống kê hiệu quả của giải pháp
Khi quyết định đầu tư vào một công nghệ mới, những lợi ích mang lại so với chi phí bỏ ra là điều tối quan trọng. Dưới đây là các con số mà các đơn vị tổ chức sự kiện thống kê lại được sau khi áp dụng giải pháp RFID.
- Các giao dịch được thực hiện nhanh hơn 80% so sánh với thông thường.
- Người tham gia chi tiêu nhiều hơn, doanh thu tăng 22%= 30% khi sử dụng thanh toán không tiền mặt.
- Chi phí nhân sự giảm 30%.
- Thông tin chi tiết về hành vi của người tham gia được thu thập và thống kê.
Lợi ích mang lại
- Giảm chi phí vận hành
- Giảm hành vi gian lận, nâng cao tính an toàn tại các địa điểm tổ chức sự kiện
- Các thủ tục tại sự kiện được thực hiện nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi, nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Tăng doanh thu nhờ thanh toán không tiền mặt
- Có được thông tin về hành vi của khách hàng để chuẩn bị cho các sự kiện và sản phẩm tương lai.
Các sự kiện vẫn có thể tổ chức được theo phương thức truyền thống nếu không dùng công nghệ RFID. Tuy nhiên, lợi ích mang lại khi ứng dụng công nghệ này vào việc tổ chức các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn sẽ là không nhỏ nhờ tiết kiệm được chi phí nhân sự tổ chức. Nhưng quan trọng hơn hết, dữ liệu người dùng sẽ được lưu trữ làm tiền đề để tổ chức các sự kiện tương lai hoặc để kinh doanh, quảng cáo, khuyến mãi các sản phẩm liên quan về sau.
Liên hệ 1Gate để được tư vấn thêm về giải pháp
Email: info@1gate.com.vn
SĐT: 0778333000